Implementación del repositorio documental con búsqueda inteligente para el Departamento Gestión de la Calidad UNACH utilizando plataformas de colaboración empresarial

Abstract

El acceso, almacenamiento y gestión eficiente de la documentación institucional, representa un aspecto clave para el éxito académico y administrativo en las instituciones públicas de educación superior. En este contexto, el Departamento de Gestión de la Calidad de la Universidad Nacional de Chimborazo (UNACH) identificó la necesidad de contar con un sistema organizado que permita centralizar la información relacionada con los procesos institucionales. Esta necesidad motivó el desarrollo del presente trabajo investigativo, cuyo objetivo principal fue implementar un repositorio documental con búsqueda inteligente, utilizando plataformas de colaboración empresarial como Microsoft SharePoint. La implementación del sistema tuvo como finalidad optimizar el almacenamiento y la consulta de información referente a macroprocesos, subprocesos, procedimientos, formatos, manuales e instructivos utilizados en la institución. Con ello, se buscó mejorar la trazabilidad documental, facilitar la búsqueda eficiente de archivos específicos y fortalecer la gestión de la calidad en la universidad. Para llevar a cabo el proyecto, se utilizó la metodología Kanban, la misma permite gestionar de forma visual y flexible las tareas del desarrollo, fomentando el trabajo iterativo y el control del avance en tiempo real. Asimismo, se integró un chatbot como complemento del sistema, con el objetivo de facilitar el acceso a la documentación almacenada, permitiendo a los usuarios realizar búsquedas inteligentes según sus necesidades. Como parte de la validación del sistema, se aplicó una encuesta dirigida a los usuarios finales con el fin de evaluar su funcionalidad, tomando como referencia los criterios de la norma ISO 9241-11, que considera tres indicadores fundamentales: satisfacción, eficacia y eficiencia. Los resultados obtenidos evidenciaron una puntuación de 179 en satisfacción, 174 en eficacia y 170,2 en eficiencia.